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對(duì)于上海展會(huì)設(shè)計(jì)公司來(lái)說(shuō)招展策劃是會(huì)展策劃的核心內(nèi)容之一，招展策劃是否合理，內(nèi)容是否完善，直接關(guān)系到招展工作的執(zhí)行，招展工作的好壞會(huì)影響到展會(huì)的效果，也是展會(huì)能否取得成功的關(guān)鍵。

一、展會(huì)設(shè)計(jì)公司招展前準(zhǔn)備-信息的收集

（一）收集目標(biāo)參展商信息

招展策劃的第一步是通過(guò)廣泛收集目標(biāo)參展商的信息，建立一個(gè)完整實(shí)用的目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫(kù)，為展會(huì)招展做好基礎(chǔ)性的工作。所謂目標(biāo)參展商，是指辦展機(jī)構(gòu)認(rèn)為可能會(huì)來(lái)參加展出的企業(yè)或其他單位。目標(biāo)參展商是展會(huì)招攬展出者的目標(biāo)范圍。

1.目標(biāo)參展商的信息收集渠道

目標(biāo)參展商的信息可以通過(guò)以下幾種渠道收集。

（1）各行業(yè)的企業(yè)名錄很多行業(yè)都有行業(yè)內(nèi)企業(yè)的名錄，組展方可以從中找到大量的目標(biāo)參展商信息。

（2）商會(huì)、行業(yè)協(xié)會(huì)、連鎖協(xié)會(huì)等行業(yè)組織因?yàn)檫@些組織機(jī)構(gòu)對(duì)本行業(yè)的企業(yè)了解很深并備有企業(yè)的詳細(xì)資料，組展方可以從中獲取所需要的信息。而且有些行業(yè)協(xié)會(huì)或協(xié)會(huì)的海外組織，能提供同行業(yè)海外參展商的信息。

（3）政府相關(guān)部門(mén)某些政府部門(mén)對(duì)其所主管行業(yè)的企業(yè)有較詳細(xì)的了解，可從中獲取信息。如果舉辦國(guó)際展會(huì)，組展機(jī)構(gòu)還需要在不同的國(guó)家和地區(qū)尋找展位銷售代理商，而政府有關(guān)部門(mén)能提供相應(yīng)的市場(chǎng)分析資料，或代為尋找比較合適的代理商。

（4）同類展會(huì)組展機(jī)構(gòu)應(yīng)經(jīng)常關(guān)注同類展會(huì)的舉辦，及時(shí)收集國(guó)內(nèi)外同類展會(huì)的信息和報(bào)道，儲(chǔ)備參展商的資料和有關(guān)信息。

（5）各種專業(yè)媒體組展方可以通過(guò)專業(yè)報(bào)刊、行業(yè)會(huì)刊或?qū)I(yè)網(wǎng)站等媒體收集目標(biāo)參展商的信息。

此外，還可以通過(guò)外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)、各個(gè)國(guó)家或地區(qū)的辦事機(jī)構(gòu)以及電話黃頁(yè)等渠道收集目標(biāo)參展商的信息。收集的信息應(yīng)包括企業(yè)的名稱、地址、聯(lián)系電話、傳真、網(wǎng)址、E-mail、聯(lián)系人等基本信息，還應(yīng)該有參展企業(yè)的產(chǎn)品種類、目標(biāo)市場(chǎng)、企業(yè)規(guī)模等市場(chǎng)信息，這些信息對(duì)以后會(huì)展拓展有重要參考價(jià)值。

2.建立目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫(kù)

收集到大量參展商信息之后，建立目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)更新。

（1）通過(guò)計(jì)算機(jī)建立有一定結(jié)構(gòu)的文本信息。參展商數(shù)據(jù)庫(kù)信息盡量詳細(xì)，應(yīng)包括企業(yè)的名稱、地址、聯(lián)系電話、傳真、網(wǎng)址、E-mal、聯(lián)系人等基本信息，以及參展企業(yè)的產(chǎn)品種類、目標(biāo)市場(chǎng)、企業(yè)規(guī)模等市場(chǎng)信息。

（2）選擇合適的軟件，對(duì)信息進(jìn)行分類，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。

（3）及時(shí)修改與調(diào)整。根據(jù)招展工作的需要及時(shí)調(diào)整和修改參展商數(shù)據(jù)庫(kù)。

目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫(kù)的建立應(yīng)注意以下幾點(diǎn):分類科學(xué)、數(shù)據(jù)真實(shí)、查找方便、及時(shí)更新。

（二）展會(huì)設(shè)計(jì)公司招展前準(zhǔn)備-了解參展商的類型

展會(huì)活動(dòng)會(huì)吸引為數(shù)眾多的參展商，不同參展商往往在自身的性質(zhì)、參展目的、參展行為等方面存在明顯的差異。根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可將參展商分為不同類型。

1.根據(jù)參展商的國(guó)別劃分

根據(jù)參展商的國(guó)別不同，可以將參展商分為國(guó)內(nèi)參展商和國(guó)外參展商（或境外參展商）我國(guó)《專業(yè)性展覽會(huì)的等級(jí)劃分及評(píng)定》（華人民共和國(guó)商業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)SB/T103582002）把境外參展商界定為“以境外注冊(cè)企業(yè)或境外品牌名義參加展覽的參展商”。境外參展商占所有參展商的比例是衡量和評(píng)價(jià)一個(gè)會(huì)展國(guó)際化程度及其影響力的重要指標(biāo)。在今天，隨著各國(guó)尤其是發(fā)達(dá)國(guó)家會(huì)展業(yè)的日趨成熟，會(huì)展產(chǎn)業(yè)的國(guó)際化也逐漸成為各國(guó)拓展會(huì)展市場(chǎng)、提升會(huì)展產(chǎn)業(yè)影響力的越來(lái)越重要的手段。

2.根據(jù)參展商參展的聯(lián)合程度劃分

根據(jù)參展商參展的聯(lián)合程度不同，可以把參展商劃分為獨(dú)立參展商、聯(lián)合參展商和團(tuán)體參展商。所謂獨(dú)立參展商，就是以獨(dú)立身份單獨(dú)參展的企業(yè)組織或個(gè)人；聯(lián)合參展商通常是由兩個(gè)或兩個(gè)以上參展商組成，這種參展行為更適用于中小參展商，由于各種資源的限制，采用聯(lián)合參展的形式可以更好地減少投資，降低風(fēng)險(xiǎn)；在一些跨地區(qū)或者國(guó)際性的大型會(huì)展活動(dòng)中，很多參展商還可以組成參展團(tuán)一起參展，這樣有利于增強(qiáng)參展商的競(jìng)爭(zhēng)力，提高參展的影響力，增強(qiáng)參展效果。

3.根據(jù)參展商的實(shí)力及其在行業(yè)中的地位劃分

不同的行業(yè)和系統(tǒng)都存在一些規(guī)模龐大、實(shí)力雄厚的龍頭企業(yè)或組織，它們?cè)谛袠I(yè)內(nèi)擁有強(qiáng)大的號(hào)召力和影響力，通常扮演著行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的角色；另外，還有一些處于成長(zhǎng)階段、發(fā)展?jié)摿?qiáng)勁的行業(yè)趕超型企業(yè)；更多的則是那些實(shí)力較差、規(guī)模相對(duì)較小的行業(yè)落后企業(yè)。展會(huì)中行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者能夠引領(lǐng)行業(yè)發(fā)展潮流、展示最新技術(shù)、公布權(quán)威信息，這類企業(yè)的參展有利于提升會(huì)展的品牌效應(yīng)，增強(qiáng)展會(huì)的影響力；行業(yè)趕超型以及行業(yè)落后企業(yè)則可以通過(guò)會(huì)展展示自己的經(jīng)營(yíng)特色和市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)，它們是會(huì)展活動(dòng)參展主體中的主力軍，對(duì)會(huì)展活動(dòng)的規(guī)模構(gòu)成重要影響。

4.參展商目標(biāo)劃分

德國(guó)展覽協(xié)會(huì)根據(jù)市場(chǎng)營(yíng)銷理論將參展目標(biāo)歸納為基本目標(biāo)、產(chǎn)品目標(biāo)、價(jià)格目標(biāo)、宣傳目標(biāo)、銷售目標(biāo)五類。

（1）基本目標(biāo)參展商為了了解新市場(chǎng)、尋找出口機(jī)會(huì)、交流經(jīng)驗(yàn)；了解行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、了解競(jìng)爭(zhēng)情況、檢驗(yàn)自身的競(jìng)爭(zhēng)力、了解公司所處行業(yè)的狀況；尋求合作機(jī)會(huì)、向新市場(chǎng)介紹本公司的產(chǎn)品。

（2）宣傳目標(biāo)參展商主要是為了建立個(gè)人關(guān)系、增強(qiáng)公司形象、了解客戶的需要、收集市場(chǎng)信息、加強(qiáng)與新聞媒體的關(guān)系；接觸新客戶、了解客戶情況、挖掘現(xiàn)有客戶的潛力；訓(xùn)練職員調(diào)研及推廣技術(shù)。

（3）產(chǎn)品目標(biāo)參展商主要是為了推出新產(chǎn)品介紹新發(fā)明、了解新產(chǎn)品營(yíng)銷成果；擴(kuò)大產(chǎn)品系列、了解市場(chǎng)對(duì)產(chǎn)品系列的接受程度。

（4）銷售目標(biāo)擴(kuò)大銷售網(wǎng)、尋找新代理；測(cè)試減少貿(mào)易層次的效果。

（5）價(jià)格目標(biāo)試探定價(jià)余地，將產(chǎn)品和服務(wù)推向市場(chǎng)

澤迪是一家上海展會(huì)設(shè)計(jì)公司、主要從事展臺(tái)設(shè)計(jì)搭建、展會(huì)裝潢、展會(huì)設(shè)計(jì)、展會(huì)搭建、商務(wù)服務(wù)、咨詢策劃、舞臺(tái)、活動(dòng)、專賣店、展示廳及大型會(huì)議等設(shè)計(jì)策劃、施工搭建、維護(hù)一體化的展覽設(shè)計(jì)建造服務(wù)企業(yè)。公司經(jīng)驗(yàn)豐富，實(shí)力雄厚，擁有國(guó)內(nèi)專業(yè)的的展示策劃設(shè)計(jì)人才和獨(dú)立的施工團(tuán)隊(duì)，建設(shè)了3000平米的展覽制作基地。